Centro de Información Conozca a su Cliente

CICAC

Preguntas frecuentes

Sujetos obligados

Contenido

I.       Generales. 2

II.     Autorizaciones y Consentimiento Informado.. 6

III.        Usuarios y asignación de perfiles de usuario:9

IV.        Estrategia de Implementación:11

 

I.                  Generales

1.      ¿Qué es el Centro de Información Conozca a su Cliente (CICAC)?

Respuesta: Es un expediente electrónico que recopila y almacena la información como insumo básico para la atención de la política conozca a su cliente. Además, es una herramienta de prevención de los riesgos de Lavado de Dinero y Financiamiento del Terrorismo para uso del sistema financiero supervisado.

2.      ¿Cómo nace el CICAC?

Respuesta: Nace con la Ley 9449 "Reforma Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso No Autorizado, actividades Conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo", que adiciona el artículo 16 bis a la Ley 7786 "Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso No Autorizado, actividades Conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo".

En el artículo 16 bis se establece la creación en la Superintendencia General de Entidades Financieras (Sugef) de la base de datos con información de la política Conozca a su Cliente de los sujetos obligados.

3.      ¿Cuál es la reglamentación técnica que regula el sistema CICAC?

Respuesta: El 01 de enero del 2021, El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero Nacional (CONASSIF), aprobó el Reglamento del Centro de Información Conozca a su Cliente (CICAC), Acuerdo CONASSIF 11-21.

Asimismo, el 27 de enero del 2021, la SUGEF mediante resolución SGF-0241-2021, emite los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC.

El Acuerdo CONASSIF 11-21 y sus lineamientos se encuentran vigentes desde el mes de enero del 2022.

4.      ¿Cuáles sujetos obligados tendrán acceso al CICAC? Y ¿Cuáles sujetos obligados no tendrán acceso al CICAC?

Respuesta: De conformidad con lo establecido en el artículo 2 "Ámbito de aplicación" del Acuerdo CONASSIF 11-21, tendrán acceso los sujetos obligados por el artículo 14 de la Ley 7786, y se exceptúan:

·         A las operadoras de pensiones en lo relacionado al Régimen obligatorio de pensiones (ROP) y al Fondo de capitalización laboral (FCL), salvo para aquellos afiliados al ROP que realicen algún aporte extraordinario,

·         al Régimen de invalidez, vejez y muerte de la Caja Costarricense de Seguro Social,

·         al Régimen básico del Poder Judicial,

·         al Régimen de capitalización colectiva del Magisterio Nacional, y otros regímenes complementarios creados por leyes especiales,

·         a las sociedades agencia de seguros, agentes de seguros y vendedores de seguros autoexpedibles,

·         a la Bolsa Nacional de Valores.

5.      ¿Cuáles son los beneficios del CICAC?

Respuesta:

·         Construye un expediente del cliente con la información insumo para el cumplimiento de la política conozca a su cliente, que el mismo cliente suministra a cada entidad financiera.

·         Apoya la simplificación de trámites y reducción de costos, ya que el cliente no tendrá que suministrar información en cada entidad financiera, basta con autorizar su consulta.

·         Contribuye en la lucha contra el lavado de dinero y financiamiento del terrorismo

6.      ¿Cuáles son los niveles de seguridad para el acceso de la información?

Respuesta:

·         El CICAC es un sistema que cuenta con servidores dedicados y está bajo altos estándares y las más estrictas normas de seguridad del Banco Central de Costa Rica.

·         El ingreso al CICAC sólo se puede realizar con el uso de la firma digital certificada, lo cual garantiza que solo una persona autorizada puede consultar o modificar la información.

·         La entidad financiera puede consultar o modificar la información relacionada con la política conozca a su cliente, sólo si cuenta con una autorización por parte del cliente.

·         El CICAC cuenta con una amplia gama de bitácoras que permite tener registros sobre accesos, modificaciones y consulta de la información por parte de los usuarios.

7.      ¿Dónde se puede consultar información relacionada con el CICAC?

Respuesta: En la página de la SUGEF www.sugef.fi.cr en la ruta (Trámites y Servicios/CICAC/Público en general) puede encontrar información general sobre el CICAC, videos con la demostración de los procesos que puede realizar en CICAC y boletines informativos.

8.      ¿Cuáles son las fuentes oficiales de información que utiliza el CICAC?

Respuesta: el CICAC utiliza el Tribunal Supremo de Elecciones (TSE), la Dirección General de Migración y Extranjería, el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto y el Registro Nacional, Contraloría General de la República, Sistema de inscripción de sujetos obligados de la SUGEF, División Territorial Administrativa Oficial de Costa Rica y el sistema de Registro de transparencia de accionistas y beneficiarios finales.

9.      ¿Cuál es la información que se va a incluir en el CICAC?

Respuesta: En el CICAC se va a incluir información de los clientes físicos y jurídicos de las entidades del Sistema Financiero Nacional, de la siguiente forma:

Para personas físicas:

a) Información de identidad:

i) Tipo de identificación

ii) Número de identificación

iii) Nombre y apellidos

iv) Conocido como

v) País de nacimiento

vi) Fecha de nacimiento

vii) Lugar de nacimiento

viii) Estado civil

ix) Fallecido: Sí/No

Persona expuesta políticamente (PEP): Sí/No registra en la fuente

oficial / Cliente relacionado con un PEP.

Relacionado con PEP: No registra en la fuente oficial.

Persona inscrita por artículo 15 y 15 bis: Sí/No registra en la fuente

oficial.

b) Información personal:

i) Profesión oficio u ocupación

ii) Nacionalidades

c) Medios de comunicación:

i) Teléfono fijo

ii) Teléfono móvil

iii) Correo electrónico

d) Domicilio en Costa Rica:

i) Provincia

ii) Cantón

iii) Distrito

iv) Otras señas

e) Domicilio en el extranjero:

i) País

ii) Otras señas

f) Origen de fondos.

g) Capacidad de inversión (para intermediarios de valores supervisados por SUGEVAL)

i) Moneda

ii) Monto de capacidad de inversión

iii) Justificación del origen de fondos

h) Documentos de evidencia: estos se suben al CICAC para el respaldo del origen de los fondos, cuando corresponda.

Para personas jurídicas:

a) Información de identidad

i) Tipo de identificación

ii) Número de identificación

iii) Razón social

iv) Fecha de constitución

v) Estado actual

vi) Nombre comercial

b) Medios de comunicación:

i) Teléfono fijo

ii) Teléfono móvil

iii) Correo electrónico

c) Domicilio en Costa Rica:

i) Provincia

ii) Cantón

iii) Distrito

iv) Otras señas

d) Domicilio en el extranjero:

i) País

ii) Otras señas

e) Origen de fondos

f) Capacidad de inversión (para intermediarios de valores supervisados por SUGEVAL)

i) Moneda

ii) Monto de capacidad de inversión

iii) Justificación del origen de fondos

g) Puestos Principales, muestra la siguiente información para todos los miembros de puestos principales

i) Tipo de identificación

ii) Número de identificación

iii) Nombre y apellidos

iv) Cargo

v) Vigencia

h) Accionistas y beneficiarios finales

i) Documentos de evidencia: estos se suben al CICAC para el respaldo del origen de los fondos, cuando corresponda.

10.¿Cuáles son los documentos de evidencia que se permiten subir al CICAC?

Respuesta: Los documentos de evidencia que se pueden subir al CICAC son los establecidos en los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC en la Sección II "Evidencias para orígenes de fondos".

11.¿Cómo se puede proceder con la autorización de consulta de una Persona Jurídica, cuando los representantes legales actúan en forma mancomunada?

Respuesta: Elsistema CICAC no valida si las firmas de los representantes legales de una persona jurídica son mancomunadas, para efectos del CICAC cualquiera de los representantes puede firmar en nombre de la persona jurídica.

12.¿El CICAC permite descargar la información del cliente para la actualización de su expediente?

Respuesta: Sí,el sistema al consultar el expediente permite descargar en formato PDF el expediente del cliente.

13.¿Deben o no incluirse en el CICAC los menores de edad?

Respuesta: Sí, Los menores de edad deben de incluirse en el CICAC.

14.¿Existe alguna guía, manual o ayuda detallada para el usuario que facilite el uso del CICAC por parte de los sujetos obligados y los clientes?

Respuesta: Sí, dentro del sistema CICAC se desarrollaron las ayudas en línea generales y detalladas por módulo. Estas ayudas en línea se incluyen en el CICAC, tanto para el perfil usuario del sujeto obligado como para el perfil de cliente.

II.              Autorizaciones y Consentimiento Informado

15.¿Qué requieren los sujetos obligados para poder consultar la información de sus clientes en el CICAC?

Respuesta: Los sujetos obligados requieren de previo una autorización por parte del titular de la información (cliente) para poder consultar la información contenida en el CICAC. Los temas de autorización se encuentran normados en el artículo 15 "Autorizaciones" del Acuerdo CONASSIF 11-21 y en la Sección V "Autorizaciones" de los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC.

16.¿Puede el sujeto obligado consultar la información de un cliente sin su autorización?

Respuesta: El sujeto obligado no puede consultar la información de un cliente sino cuenta con una autorización del cliente activa en el CICAC, el sistema CICAC cuenta con las validaciones correspondientes. Esto se encuentra normado en el artículo 15 "Autorizaciones" del Acuerdo CONASSIF 11-21.

17.¿Cada vez que el sujeto obligado consulta al cliente debe solicitar la autorización de consulta?

Respuesta: Si el cliente brindó al sujeto obligado la autorización de consulta por tiempo indefinido, no requiere de una autorización adicional cada vez que la entidad lo desee consultar; caso contrario pasa si el cliente brindó una autorización por plazo definido (30 o 90 días), ya que el sistema CICAC una vez transcurrido este plazo cancela la autorización de consulta y a partir de ese momento la entidad financiera no puede consultar a la persona. Esto se encuentra normado en los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC, en la Sección V "Autorizaciones", apartado B "Plazos de las autorizaciones".

18.¿Cuándo solicito una autorización por tiempo definido (30 o 90 días) y cuándo solicito una por tiempo indefinido?

Respuesta: Según lo establecido en la Sección V "Autorizaciones", apartado B "Plazos de las autorizaciones", de los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC, se utilizan de la siguiente forma:

i) 30 días naturales: para trámites sencillos cuando la persona física o jurídica aún no se encuentra vinculada como cliente en el sujeto obligado,

ii) 90 días naturales: para trámites complejos cuando la persona física o jurídica aún no se encuentra vinculada como cliente en el sujeto obligado,

iii) plazo indefinido: cuando exista una relación comercial entre el cliente y el sujeto obligado.

19.¿Cuándo se genera el consentimiento informado que debe firmar el cliente?

Respuesta: el consentimiento informado se genera cuando el cliente brinde la primera autorización de consulta en el CICAC. Esto se establece en el artículo 15 "Autorizaciones" del Acuerdo CONASSIF 11-21.

20.¿Cuáles tipos de firmas son permitidas para la firma del consentimiento informado?

Respuesta: las únicas firmas permitidas para firmar el consentimiento informado son la firma manuscrita y la firma digital certificada emitida por el Banco Central de Costa Rica. Esto se encuentra normado en los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC, en la Sección V "Autorizaciones", apartado C "Tipos de verificación de la autorización".

21.¿El consentimiento informado debe firmarlo el cliente cada vez que brinda autorización de consulta al sujeto obligado?

Respuesta: No, el consentimiento informado se genera solo una vez y es firmado por el cliente una única vez.

22.¿Cuándo el sujeto obligado actualiza la información de un cliente debe contar con la autorización de actualización?

Respuesta: Sí, cada vez que se actualice información del cliente en el CICAC, la entidad debe recopilar la autorización de actualización, para esto debe definir el mecanismo que le proporcione la certeza de que el cliente está o estuvo enterado sobre la modificación de su información; además, debe ser custodiado por la entidad y tenerlo disponible en caso de ser requerido por el supervisor. Esto se encuentra normado en el artículo 15 "Autorizaciones" de Acuerdo CONASSIF 11-21.

23.¿Qué pasa si el cliente no desea autorizar la consulta e inclusión de su información en el CICAC? ¿Qué debe hacer el sujeto obligado?

Respuesta: la situación planteada se puede presentar y según lo establecido en el artículo 15 "Autorizaciones" inciso a) del Acuerdo CONASSIF 11-21, en el caso de que el cliente no brinde autorización o consentimiento informado, el sujeto obligado debe mantener la evidencia sobre la decisión del titular de la información. Para esto la entidad debe definir cual es el medio para recopilar esa evidencia que se requiere.

24.¿Qué pasa si ya no tengo relación comercial con un cliente y aún mantengo la autorización por tiempo indefinido? ¿Qué debe hacer el sujeto obligado?

Respuesta: La premisa de la autorización por tiempo indefinido es que se mantenga mientras el cliente tiene una relación comercial con la entidad financiera; en el momento que esa condición cese, el sujeto obligado debe aplicar lo establecido en el artículo 16 "Revocatoria de la autorización" del Acuerdo CONASSIF 11-21; por lo que debe gestionar la revocatoria de la autorización de consulta otorgada por el cliente.

25.¿Cuándo la revocatoria de la autorización es gestionada por el sujeto obligado debe ser firmada por el cliente?

Respuesta: No, la revocatoria la gestiona el sujeto obligado en el sistema CICAC y una vez que realiza este proceso el CICAC le asigna el estado de "Revocada" a la autorización de consulta y a partir de ese momento la entidad no puede acceder al expediente del cliente.

26.El cliente puede revocar una autorización, si es así ¿Qué pasa con la autorización que mantiene la entidad si aún tiene una relación comercial con el cliente?

Respuesta: No, el cliente solamente puede realizar una solicitud de revocación de la autorización de consulta ya sea en el sujeto obligado o mediante el sistema CICAC, esta solicitud debe ser analizada por el sujeto obligado y realizar la aprobación o no según sea el caso; por ejemplo, si el cliente aún mantiene una relación comercial con el cliente, no debe aprobarla y si ya cesó la relación comercial con el cliente debe aprobarla. Esto se encuentra normado en el artículo 16 "Revocatoria de la autorización" del Acuerdo CONASSIF 11-21 y en los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC en la Sección V "Autorizaciones", apartado E) "Revocatoria de la autorización".

27.¿Qué sucede con los clientes que fallecen? ¿Quién tramita la revocatoria de la autorización?

Respuesta: Cuando el cliente fallece el sistema gestiona en forma automática la revocatoria de la autorización. Este proceso el sistema CICAC lo hace 10 días naturales después del momento en que se actualice la información proveniente del Tribunal Supremo de Elecciones. Esto se encuentra normado en los Lineamientos operativos para el funcionamiento, acceso y uso del CICAC en la Sección V "Autorizaciones", apartado E) "Revocatoria de la autorización".

Las entidades donde este cliente haya autorizado a ver su información en el CICAC ya no podrán consultar el expediente del cliente fallecido.

III.           Usuarios y asignación de perfiles de usuario:

28.¿Dónde se deben crear los usuarios y asignar los perfiles para acceder al CICAC?

Respuesta: Los usuarios se deben crear en el Servicio de Administración de Esquemas de Seguridad (AES) de la superintendencia correspondiente.

29.¿Quién debe realizar la creación de usuarios y la asignación de perfiles en el AES?

Respuesta: Este proceso lo debe realizar la persona que tenga asignado el perfil de "Responsable de Seguridad Total (RST)" en el AES.

30.¿Puedo realizar la creación de usuarios en forma masiva?

Respuesta: No, la creación de usuarios en el AES y la asignación de perfiles se debe realizar de manera individual y no permite realizar procesos masivos.

31.¿Cuántos usuarios puede designar la entidad para el uso del CICAC?

Respuesta: La entidad puede designar los usuarios que considere necesarios de acuerdo con el tamaño, operativa y necesidades que pueda tener. El sistema CICAC no cuenta con restricciones de usuarios por sujeto obligado.

32.¿Cuáles son los perfiles de usuario que la entidad puede asignar?

Respuesta: La entidad puede asignar los perfiles que se detallan en el AES por cada opción del sistema CICAC, para esto la entidad debe considerar las funciones realizadas por sus funcionamientos y colaboradores, de conformidad con lo establecido en el artículo 13 "Perfiles de los usuarios del CICAC" del Acuerdo CONASSIF 11-21.

33.¿Cuáles son los pasos que se debe seguir para la creación de usuarios y asignación de perfiles en el AES?

Respuesta: El AES es administrado por el Banco Central de Costa Rica y tiene su sustento en el Reglamento del Sistema de Pagos; sin embargo, a continuación, se detallan los principales pasos que debe seguir el RST para realizar la creación y asignación de perfiles:

a.       Debe buscar el servicio de Seguridad en el portal correspondiente (SUGEF, SUGESE, SUGEVAL o SUPEN)

b.      Busca la opción de "Listar usuarios" y le da clic a la acción "Agregar".

c.       La acción "Agregar" es la que le permite crear el usuario para esto debe completar la información que se le requiere por cada usuario.

d.      Una vez creados los usuarios para el servicio CICAC, marca el usuario al cual desea asignarle los perfiles.

e.       Para esto ingresa a la acción "Asignar", al lado derecho de la pantalla le aparecen los servicios, incluidos el CICAC, cuando escoge el CICAC se despliegan al lado derecho todas las opciones del sistema CICAC y los perfiles por cada opción del sistema.

f.        Procede a marcar los perfiles que desea asignar al usuario.

34.¿Existe alguna restricción en asignar más de un perfil de usuario a una sola persona?

Respuesta: No, la entidad puede asignar los perfiles que considere necesarios a cada usuario, esto va a variar según el tamaño, operativa y necesidades de cada sujeto obligado.

IV.           Estrategia de Implementación:

35.¿Por qué las entidades de SUGEF y SUGEVAL, se incluyen tanto en la etapa 1 como en la etapa 2 de la estrategia?

Respuesta: Esto es porque la estrategia de implementación se previó para cuatro (4) años; siendo que en el primer año y medio solo estarán participando las entidades supervisadas por SUGEF y SUGEVAL y en la segunda etapa se suman a la estrategia las entidades supervisadas por SUGESE y SUPEN.

36.¿Las consultas que se generen como parte de la puesta en producción del CICAC, deben ser canalizadas mediante las personas enlace únicamente?

Respuesta: Si es correcto, se recibirán y tramitarán consultas, observaciones, errores, entre otros; que hayan sido comunicados únicamente mediante las personas enlace, para esto SUGEF tiene un control de cuales fueron las personas asignadas por cada entidad.

37.¿Cómo se debe realizar la inclusión de los clientes durante el período de la ejecución de la estrategia de implementación?

Respuesta: La inclusión de los clientes se debe realizar de conformidad con lo establecido en el dispone c) y d) de la estrategia de implementación comunicada mediante SGF-0636-2022, que indica los siguientes:

c)      La incorporación de los clientes en el CICAC se realizará en línea con la periodicidad de actualización definida en la política conozca a su cliente por cada sujeto obligado del Sistema Financiero Nacional, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 36 "Actualización de información de los clientes" del Reglamento de prevención del riesgo de legitimación de capitales, financiamiento al terrorismo, y financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva (LC/FT/FPADM), Acuerdo Sugef 12-21.

d)     El sujeto obligado debe incluir en el CICAC la información de todos los clientes de nuevo ingreso, a partir de la etapa en que se inicia su participación.

38.¿En esta primera etapa se van a incluir los clientes asalariados y pensionados?

Respuesta: Según lo establecido en el dispone Nº2 inciso e) de la estrategia de implementación comunicada mediante oficio SGF-0636-2022 el 30 de marzo del 2022, los clientes asalariados y pensionados del régimen Invalidez Vejez y Muerte (IVM), deben ser incluidos a partir del momento en que SUGEF lo comunique. No obstante, si algunos de esos clientes pensionados y asalariados realicen otras actividades diferente, la información debe ser incorporada al CICAC.

39.¿Qué sucede si la mayoría de mis clientes son asalariados y pensionados? ¿Qué debo hacer mientras SUGEF comunica cuando puedo incorporar a mis clientes en el CICAC?

Respuesta: En estos casos la entidad debe verificar lo indicado en el dispone 2, inciso e) de la estrategia de implementación comunicada mediante resolución SGF-0636-2022, en el cual se establece que el caso que el cliente realice otra u otras actividades diferentes a la de asalariado o pensionado debe incluir la información en el CICAC.

Si la entidad no cuenta con clientes asalariados y pensionados que realicen otras actividades económicas, deben esperar el comunicado de la SUGEF respecto a clientes asalariados y pensionados.

40.¿La entidad puede solicitar y tramitar la autorización de consulta a los clientes asalariados, aunque no se puedan incluir en el CICAC?

Respuesta: Si, pueden ir solicitando la autorización de consulta a los clientes asalariados.

41.¿En el caso de los pensionados de otros regímenes diferentes del IVM, como debe registrarse el origen de fondos en el CICAC?

Respuesta: Según lo indicado en el dispone 2, inciso f) de la estrategia de implementación comunicada mediante oficio SGF-0636-2022, cuando el cliente sea pensionado de un régimen diferente al Invalidez Vejez y Muerte (IVM), el origen de fondos debe registrarse en el tipo de origen de fondos "Otras Pensiones".