La Superintendencia General de Entidades Financieras pone en conocimiento de las entidades supervisadas la resolución No. 01360-2001 de la Dirección Nacional de Notariado, la cual señala :
"DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO. San José, a las ocho horas cincuenta y cinco minutos del veintiuno de diciembre del dos mil uno. El Licenciado Arturo Fournier F., solicita a esta Dirección, emitir una circular a todos los funcionarios públicos instándolos a cumplir con lo dispuesto en el Código Notarial, y facilitar su identificación a los notarios que tengan que recoger las firmas de esos funcionarios. Lo anterior, debido a que según indicó, a otro notario a la firma de una escritura, se encontró con que el funcionario pidió el tomo de protocolo y no permitió que el notario entrara en la oficina de la persona que iba a firmar, es decir, se le impidió al notario constatar la identidad de la persona, debiendo insistírsele para que al menos mostrara su cédula de identidad.
El ejercicio de la función notarial, por parte del notario habilitado, exige de éste un ejercicio transparente y ajustado a las disposiciones que el Código le impone, sobre todo considerando que El Estado delega en el fedatario, la fe pública, y en virtud de ella se presuman ciertas las manifestaciones que consten en los instrumentos y demás documentos que él autorice. Dentro de las muchas obligaciones impuestas por ley al notario, tenemos precisamente la de identificar a quienes comparecen ante él, deber expresamente regulado por el artículo 39 del Código Notarial. Por su parte, el numeral 140, de ese cuerpo de leyes, impone incluso el deber al notario, de apreciar la capacidad de las personas físicas y comprobar la existencia de las jurídicas, así como las facultades de los representantes, extendiéndose incluso a cualquier dato o requisito exigido por la ley para la validez o eficacia de la actuación. Como puede verse, tal deber tiene su razón de ser, y la constituye el garantizar que el acto o contrato surtirá los efectos queridos por los comparecientes todo lo anterior en estrecha y necesaria relación con los numerales 83 y 84 ibídem.
La normativa citada, no hace salvedades respecto a la identificación de los comparecientes en el instrumento público, motivo por el cual, al constituir una disposición legal de acatamiento general para todos los notarios, éstos deben cumplir con ella, de ahí que, no pueda considerarse válido que los representantes de las entidades bancarias, autorizadas por éstas, para firmar diferentes actos o contratos donde la institución que representan es parte, se nieguen a firmar en presencia del notario público, en virtud de que tal proceder, va en contra de la normativa vigente, provocando por ende una afectación en el ejercicio de la función notarial.
De lo expuesto se colige que, el fedatario, en salvaguarda de su ejercicio, está obligado a verificar la identidad y capacidad de los otorgantes e intervinientes en cualquier acto o contrato que autorice, máxime considerando que el tomo de protocolo es de uso exclusivo y personalísimo del notario, quien además, es el responsable de su correcta guarda y conservación debiendo además tenerse presente lo establecido por los artículos 15 a 18 del Código Notarial, disponiendo el primero de ellos, entre otras cosas, que los notarios públicos, son responsables por el incumplimiento de sus obligaciones y deberes profesionales, así como por la violación de las leyes y sus reglamentos, responsabilidad que puede ser disciplinaria, civil o penal, y que no son excluyentes entre sí.
Considerando lo anterior y el notario está obligado a ajustarse a las exigencias que el ejercicio de la función notarial le impone, las instituciones están llamadas a tomar las medidas necesarias para no obstaculizar un ejercicio apegado al ordenamiento jurídico.
Remítase una copia de la presente consulta a la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF) y a la Gerencia del Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo.
Licda. Alicia Bogarín Parra. Directora.”
Atentamente,
Bernardo J. Alfaro A.
Superintendente General
BAA/ESC/scm