La Superintendencia General de Entidades Financieras
El Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero mediante acuerdo tomado en el acta de la sesión 100-99, artículo 12, literal B, numeral 4 dispuso: " Solicitar a las entidades supervisadas realizar comunicaciones de su situación a sus clientes en un formato único, el cual será proporcionado por las tres Superintendencias. Como mínimo deberá comunicarse a los clientes en la semana del 3 al 8 de octubre de 1999 y del 5 al 10 de diciembre de 1999".
Remitir a las entidades supervisadas en documento adjunto el formato único en que deberán informar a sus clientes la situación con respecto a la contingencia del año 2000.
Las entidades supervisadas deberán enviar a esta Superintendencia copia del documento en que están informando a sus clientes lo indicado en el numeral anterior, lo cual como mínimo deberá ser a más tardar durante las semanas del 3 al 8 de octubre y del 5 al 10 de diciembre, según lo dispuesto por el Consejo Nacional de Supervisión en el acuerdo antes citado.
Atentamente,
Bernardo Alfaro Araya
Superintendente General
Descripción del Problema: descripción propia que del Problema Año 2000 tenga la entidad.
Organización del Proyecto: aquí la entidad describe la organización de su Proyecto, con: estructura administrativa, el Administrador del Proyecto, a quién reporta este Administrador, y si se han asignado los recursos presupuestarios, humanos y tecnológicos necesarios.
Avance del Proyecto: aquí se muestran las fechas de inicio y fin de las etapas de pruebas y el resultado que se haya obtenido sea este concluido o pendiente, en una tabla como la siguiente:
| Concepto | Fecha Inicio | Fecha Finalización | % Avance | Resultado(S/NS) |
|---|---|---|---|---|
| Inventario | ||||
| Renovación y pruebas | ||||
| Plan de contingencias | ||||
| Implantación de ajustes |
En la columna "% Avance"
se indicará el porcentaje de avance de cada etapa a la fecha que ha sido probado. En la
columna "Resultado" se indicará "S" si el resultado fue satisfactorio
o "NS" si no fue satisfactorio.
En función de su tamaño y ámbito comercial cada entidad debe presentar respuestas a las preguntas más frecuentes, tales como las que se presentan seguidamente:
La seguridad del dinero administrado a sus clientes o captado de sus inversionistas.
Las prácticas que sigue la institución para mantener al día sus registros.
Los tipos de registros o comprobantes que es conveniente que los clientes o inversionistas mantengan antes y después del 1° de enero de 2000.
Las políticas de respaldos que ya practican y por qué esto permitirá que no se pierda la información de los clientes.
Si los depósitos, débitos y cualesquiera transacciones efectuadas vía electrónica, se llevarán cabo en forma oportuna, se acreditarán o se cargarán correctamente a las cuentas apropiadas y cuáles son los arreglos que ha preparado la institución para el caso que se presentaran interrupciones.
Otras aclaraciones que permitan dar tranquilidad a los clientes de la entidad.
En los afiches que se utilicen para informar a los clientes deber incluirse al final de éstos:
Fecha última de actualización de los datos consignados.
Nombre y puesto del Administrador del Proyecto.