La "Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas", Nº 7786, en el Capítulo VI, Artículo 16, incisos b) y c) establece, entre otras cosas, la obligatoriedad de las entidades fiscalizadas por esta Superintendencia de registrar y verificar por medios fehacientes información respecto de la identidad, representación, domicilio, capacidad legal, ocupación, etc., de sus clientes.
Por otra parte, uno de los aspectos más importantes que deben tener en consideración las entidades para minimizar la exposición delictiva de clientes que utilizan a éstas para propósitos ilícitos, es tener un claro y conciso entendimiento de los negocios de los clientes, con lo cual la adopción de guías o procedimientos sobre “Conozca a su Cliente”, ha demostrado ser altamente efectivo para detectar actividades sospechosas o inusuales de los clientes de la institución, constituyéndose además en un importante instrumento para administrar los riesgos bancarios y para llevar a cabo una labor proactiva en la identificación de dichas actividades.
En línea con lo anterior, los artículos 72, 73, 74 y 80 de la mencionada Ley establecen sanciones cuando las entidades financieras, así como los funcionarios, directores, propietarios y otros representantes autorizados, tengan participación en la comisión de cualquier delito de los tipificados legalmente.
Por tanto, hemos dispuesto que:
1.1 Cuentas Personales:
Identificación satisfactoria del cliente mediante: cédula de identidad para nacionales (también puede presentar el pasaporte), pasaporte (en el caso de extranjeros), cédula de residencia (extranjeros residentes en el país) y cualquier otro documento que permita fehacientemente determinar lo siguiente:
Nombre completo u otro (s) nombre (s) por el (los) que sea conocido.
Fecha y lugar de nacimiento
Nacionalidad
Dirección de la residencia permanente
Número de teléfono y de fax
Ocupación y nombre del patrono, o si trabaja en lo propio, la naturaleza de sus negocios
Las razones por las cuales establece la cuenta y la naturaleza de los negocios a realizar
Nivel estimado de las operaciones a efectuar, según el siguiente detalle: i) total de ingresos (importes) a transar, indicando por aparte el volumen estimado de efectivo, ii) total a transar de egresos (importes), indicando por separado el volumen estimado de efectivo, iii) cantidad total de transacciones de ingresos, y iv)cantidad total de transacciones de egresos.
Origen de los fondos (señalar las transacciones o actividades que los generan)
En caso de que la entidad lo considere conveniente, solicitar referencias comerciales y/o bancarias (al menos dos).
Verificar el nombre y la dirección de los posibles clientes, cuando ésta se encuentre fuera de un kilómetro alrededor de la oficina principal o sucursal de la entidad.
1.2 Cuentas Comerciales o de personas jurídicas:
En el caso de solicitud de negocios presentadas por sociedades, debe ser verificada la identidad de cada socio u otra persona que firme la cuenta o que esté autorizado para girar instrucciones de ésta, como si fuera un cliente personal.
Evidencia de la situación legal de la entidad (por ejemplo: tipo de sociedad, dueños y participación actual, vigencia, cédula jurídica) cuando se da la apertura de una cuenta.
Certificación notarial del acta de constitución y de los apoderados de la entidad, así como fotocopia certificada de los documentos de identificación de los apoderados, socios (cuya participación sea mayor al 5%) y/o firmas autorizadas
Llevar a cabo una verificación visual del negocio para determinar la existencia de éste y que sus operaciones tienen la capacidad de proveer el volumen de transacciones descrito, cuando sus operaciones se encuentren fuera de un kilómetro de la ubicación de la oficina central o sucursal.
Conocer la fuente u origen de los fondos utilizados para operar la cuenta, a través de información sobre la actividad comercial del cliente.
Nivel estimado de las operaciones a efectuar, de el siguiente detalle: i) total de ingresos (importes) a transar, indicando por aparte el volumen estimado de efectivo ii) total a transar de egresos (importes), indicando por separado el volumen estimado de efectivo, iii) cantidad total de transacciones de ingresos, y iv)cantidad total de transacciones de egresos.
Cuando la entidad financiera lo considere necesario, procede solicitar:
Estados financieros de la empresa
Una lista de los principales proveedores y clientes con ubicación geográfica.
Servicios ofrecidos por las entidades.
Las siguientes son algunas transacciones en las cuales es imprescindible que la entidad cuente con una clara identificación del cliente:
1) Cuentas de carácter especial: Es necesario que el personal que atiende la apertura de cuentas brinde especial atención a la identificación del cliente cuando se trata de aperturas a nombre de un menor de edad o cualquier otra persona que funge en representación de otra (personas con domicilio en el exterior, por ejemplo), cuyas cuentas tendrán como función la recepción de fondos y reenviarlos a otros destinos a fin de atender operaciones, en algunos casos, con cierto grado de complejidad. Por otra parte, si se presentaran a la entidad financiera menores de edad a realizar transacciones que superen los US$10.000,00 y que consecuentemente, deban completar el reporte de operaciones en efectivo, o bien realizan transacciones por sumas inferiores pero periódicas, es necesario que sean representados por quien ejerce la patria potestad, en razón de que la entidad financiera necesita contar con información fehaciente sobre la identificación y naturaleza de la transacción que se está llevando a cabo.
2) Las transferencias bancarias enviadas y recibidas: La entidad financiera debe llevar un monitoreo que aquellos clientes con volúmenes frecuentes y por sumas que no son congruentes con la actividad declarada de su negocio, o bien transferencias a empresas de empresas cuya actividad es desconocida o existe únicamente un registro mercantil. O bien, cuando las transferencias vienen consignadas a personas que no son clientes habituales de la entidad.
3) Colocaciones y retiros de efectivo (billetes y monedas): La etapa inicial del lavado de dinero está relacionada con la “colocación” o el ingreso del efectivo al sistema financiero nacional, en consecuencia es necesario:
Aplicar el formulario diseñado por esta Superintendencia, exigiendo la presentación de documentos de identificación, conforme lo indicado anteriormente, corroborar que la información consignada en el formulario sea coincidente con los documentos mostrados por el cliente, y en caso necesario, adjuntar una fotocopia de la identificación y de los documentos facilitados por la (s) persona (s) que realizan la transacción.
Establecer un sistema de monitoreo para medir el volumen y la frecuencia de transacciones en efectivo.
Establecer procedimientos de control para la adquisición de efectivo y cambio en efectivo de instrumentos bancarios, tales como: cheques de gerencia, giros bancarios, transferencias y otros instrumentos relacionados.
4) Garantía de créditos con instrumentos bancarios: En caso de aquellos préstamos garantizados con valores adquiridos de la misma institución financiera o de otras, que posteriormente, a solicitud expresa del cliente, se utilizan para cancelar el crédito, o bien, créditos que son cancelados antes del vencimiento sin una justificación aparente, merecen especial atención por parte de los ejecutivos de crédito, para lo cual es importante contar con identificación plena del cliente.
5) Altos volúmenes de instrumentos de pago: Es importante que en los cheques se consigne claramente el destino de los fondos, detallando en el reverso el nombre e identificación de la persona que cambió ese instrumento bancario o en su defecto se anote el número de la cuenta beneficiaria y la institución financiera. Los cheques que no cumplan con este requisito son de especial atención, de ahí que se requiera adjuntar fotocopia del documento de identificación de la persona que se presentó a efectuar la transacción (cédula, pasaporte, u otro).
Asimismo, merecen especial atención cuando a la entidad se presentan para su cobro al exterior grupos de órdenes de pago, giros bancarios, giros postales, cheques de viajero, money orders y cheques de gerencia emitidos por bancos de exterior, entre otros, para lo cual es relevante disponer de la justificación por parte del cliente sobre el origen de esos fondos o de la transacción que originó esos instrumentos.
6) Transacciones con valores: La entidad debe llevar un registro de clientes que realizan transacciones con títulos valores que se adquieren en efectivo, o bien valores que son adquiridos y guardados en la institución financiera, cuando sus montos no están acordes con la actividad declarada por el cliente.
7) Fideicomisos: La figura del fideicomiso es un vehículo común empleado para evitar procedimientos que procuran la identificación fehaciente, por lo cual es indispensable la identificación del fiduciario, administrador y cualquier persona que disponga de facultades para remover al fiduciario, así como de aquella persona o entidad que provea fondos y de la persona física que realiza las transacciones, para lo cual es importante obtener copia del contrato de fideicomiso para:
detallar la naturaleza y propósito del fideicomiso, y
conocer en detalle el origen de los fondos
8) Operaciones de transacciones internacionales: En las operaciones de transacciones internacionales se debe contar con información referente a los importadores y los exportadores, de los cuales se cuente con información suficiente y veraz sobre su existencia y volúmenes de transacción habituales, así como el domicilio, actividad comercial y relación con empresas del ramo, cuando así lo determine la entidad.
9) Transacciones electrónicas: Previo al establecimiento de actividades en las cuales los clientes de las entidades financieras pueden realizar transacciones a través de banca electrónica (teléfono, Internet u otra similar), la entidad financiera debe contar con toda la información acerca de la verdadera identificación de los clientes y su actividad comercial, tendiente a evitar que dichos medios no contribuyan al establecimiento o flujo de operaciones ilícitas, por medio de una o varias cuentas. Es importante recordar que el dinero electrónico tiene la particularidad de facilitar a los lavadores de dinero el ocultamiento del origen de los fondos, dada su naturaleza impersonal y sin fronteras, que aunado a la velocidad y por montos importantes transados, dificulta la identificación y verificación del cliente.
En línea con lo anterior, la entidad financiera debe incluir en sus procedimientos, programas y controles, medidas tendientes a realizar un monitoreo comprensivo sobre las transacciones a través de banca electrónica, para administrar en forma proactiva los riesgos que conllevan estas tecnologías y diseñar procedimientos de identificación considerando dichos riesgos.
La entidad debe aplicar procedimientos de identificación iguales tanto para los clientes de banca electrónica como para los que no la utilizan y debe contar con medidas adecuadas para mitigar el mayor riesgo. Ejemplos de medidas para mitigar el riesgo son: certificación de los documentos presentados y solicitud de cualquier otra documentación que a criterio de la entidad sea importante para complementar aquellos que son requeridos a los demás clientes (los que no usan la banca electrónica).
Entra en vigencia a partir del 01 de diciembre del 2001.
Bernardo J. Alfaro A.