CIRCULAR EXTERNA 16-98

A LOS GERENTES DE LAS ENTIDADES FISCALIZADAS POR LA SUPERINTENDENCIA GENERAL DE ENTIDADES FINANCIERAS

La "Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas", Nº 7786, en el Capítulo X, establece la obligatoriedad de las entidades fiscalizadas por esta Superintendencia de adoptar, desarrollar y ejecutar programas, normas procedimientos y controles internos para prevenir y detectar actividades tendientes a utilizar los servicios que éstas prestan, como medios para legitimar capital provenientes del narcotráfico; consecuentemente es responsabilidad de las entidades mantenerlos actualizados conforme las circunstancias lo demanden. Asimismo, les establece la obligatoriedad de designar funcionarios encargados de vigilar el cumplimiento de las normas y procedimientos internos, incluidos el mantenimiento de registros adecuados y la comunicación de actividades sospechosas conforme se estipula en el Capítulo IX; quienes además servirán de enlace con la SUGEF.

Por otra parte, dicha Ley en su capítulo XI ordena a los órganos dotados de potestades de fiscalización y supervisión, entre otras cosas, a vigilar por el cumplimiento efectivo de las obligaciones de registro y notificaciones así como a dictar los instructivos y determinar el contenido de los formularios deberán utilizar las entidades para registrar las transacciones en efectivo que superen los diez mil dólares estadounidenses (US10.000.oo) o su equivalente en colones, conforme los términos del artículo 20 de la Ley.

Por tanto, hemos dispuesto que:

  1. Las entidades sujetas a nuestra fiscalización deberán, dentro de los 30 días posteriores al recibo de esta comunicación, remitir por escrito o medio magnético (diskette de 3 1/2 alta densidad) información acerca de los programas, normas, procedimientos y controles internos que utilizan o utilizarán, como medio para evitar la legitimación de capitales producto de actividades ilícitas, por medio de las relaciones comerciales establecidas con los clientes, especialmente, pero no limitadas a éstas, de aquellas relacionadas con la apertura de cuentas corrientes o de ahorro, transacciones fiduciarias, alquiler de cajas de seguridad o la ejecución de transacciones en efectivo que superen la suma de diez mil dólares (US$ 10.000.oo)

Dicha información deberá contemplar al menos los siguientes aspectos:

1.1.Metodología utilizada para el registro y verificación de la identidad del cliente, de la capacidad representativa de la(s) persona(s) físicas, para el caso de que actúen por cuenta de personas jurídicas, así como de cualquier otro dato personal relevante.

1.2 Metodología para determinar la relación entre la actividad económica desarrollada por el cliente, sus transacciones con los productos y servicios prestados por la entidad y las características usuales de esos productos y servicios en el mercado al cual está orientada la actividad del cliente.

1.3 Definición y/o descripción de los parámetros o instrumentos utilizados para establecer los niveles de riesgo de los productos o servicios prestados, que permiten la identificación de operaciones inusuales.

1.4 Descripción de las señales de alerta necesarias, de acuerdo a la naturaleza de la entidad así como de los productos y servicios que preste.

1.5 Metodología para consolidar la información de las transacciones de un cliente en todas las oficinas, agencias o sucursales de la entidad.

1.6 Parámetros para establecer clientes cuyas transacciones se consideran normales.

Cualquier modificación a los programas, normas, procedimientos y controles internos implementados, deberá ser comunicado inmediatamente a la SUGEF.

2- Dentro del mismo plazo referido en el punto anterior, deberán informar a la SUGEF sobre los programas de capacitación al personal y de instrucción en cuanto a las responsabilidades consignadas en la Ley 7786 se refiere; así como sobre los procedimientos para asegurar un alto nivel de integridad del personal y un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los programas.

3- En un plazo máximo de 10 días después de la vigencia de este Acuerdo, las entidades deberán informar a la SUGEF el nombre del o los funcionarios designados para los efectos que se mencionan en el párrafo 1, así como el plazo de su nombramiento.

4- Durante los primeros diez días hábiles posteriores al cierre de cada mes, el oficial referido en el punto 3 deberá remitir a la SUGEF en medios magnéticos y acompañada de una nota suscrita por él, información referente a las transacciones por sumas mayores a $10.000.oo o su equivalente en otras monedas ocurridas durante el mes inmediato anterior, de acuerdo al contenido y formato del documento anexo titulado "Reportes de operaciones en efectivo".

5-El reporte indicado en el numeral anterior, también deberá remitirse cuando se trate de transacciones múltiples que superen en su conjunto los $10.000.oo o su equivalente en otras monedas, en el tanto sean realizadas por una persona determinada o en beneficio de ella, durante los 30 días anteriores a la última transacción. Es entendido que se incluirán en el reporte las transacciones que no se han incorporado en otros anteriores.

6- Las instituciones financieras deben prestar especial atención y someter a examen a todas las transacciones complejas, insólitas, significativas y a todos los patrones de transacción no habituales que no tengan un propósito económico y legal evidente.

El resultado de dicho examen debe constar por escrito y, el oficial de cumplimiento, deberá consignar la información requerida en el formulario denominado "Reporte de Actividades Sospechosas" para cada caso en particular, y remitirlo directamente al Despacho del (la) Superintendente en sobre cerrado con la indicación de "CONFIDENCIAL", dentro de los 30 días naturales después de la detección inicial de los hechos que fundamentan la sospecha.

Con el propósito de que sirva como guía a las entidades supervisadas, para detectar actividades sospechosas, en documento anexo se presenta una lista de algunas operaciones que califican como tal y cuya ocurrencia debe ser observada por las entidades fiscalizadas. Queda entendido que es obligación de las entidades examinar cualesquier otro tipo de transacción no tipificado en el anexo, que a su juicio sea también sospechosa.

7- Para los efectos de estas disposiciones, las transacciones en efectivo deben entenderse como aquellas realizadas por terceros mediante billetes o monedas.

Es entendido que lo dispuesto en este acto, no exime a las entidades del cumplimiento de los preceptos vinculantes consignados en la "Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas", Nº 7786.

Estas disposiciones deroga el Acuerdo AGEF 22-89.

Atentamente,
Maggie Breedy
Superintendente General


Operaciones Sospechosas

Formulario Reporte Actividades Sospechosas

Formulario Reporte de Operaciones en Efectivo


OPERACIONES SOSPECHOSAS

1.- Operaciones que no son consistentes con el tipo de actividad del cliente:

a.- Depósitos o retiros de fondos de cuentas de corporaciones que se hacen comúnmente en dinero en efectivo, en vez de cheques.

b.- Falta de retiro de fondos contra cheques depositados, por parte de un cliente que opera un negocio al por menor y brinda el servicio de comprar cheques. Esto sugiere que tal cliente tiene otra fuente de fondos.

c.- Compra de considerable cantidad de órdenes de pago, cheques u otros instrumentos negociables en gran cantidad, usando dinero en efectivo.

d.- Cuentas que tienen gran volumen de depósitos de cheques, órdenes de pago, transferencias y otros instrumentos negociables, que no guardan relación con la naturaleza del negocio del cliente.

e.- Cuentas que muestran frecuentes transacciones con montos elevados (depósitos, retiros, compra de instrumentos monetarios) que no guardan relación con el tipo de negocio.

f.- Cuentas que muestran frecuentes transacciones de dinero, para un negocio que generalmente no maneja grandes sumas de dinero en efectivo.

g.- Un sólo depósito de dinero en efectivo compuesto de muchos billetes de U.S.$ 50.00 y U.S.$100.00.

h.- Cambio frecuente de billetes de baja denominación por billetes de alta denominación, y viceversa.

i.- Un número pequeño de depósitos usando cantidades considerables de cheques, en que, sin embargo, raramente se hacen retiros para operaciones cambiarias.

j.- Cambios repentinos e inconsistentes en las transacciones y formas de manejo del dinero.

k.- Depósitos hechos durante el mismo día en diferentes sucursales del Banco o en otros Bancos, de los que se tenga conocimiento.

l.- Cuentas de las cuales se envían y reciben transferencias telegráficas sin aparente razón comercial ni consistencia con el historial de negocios del cliente.

m.- Cuenta en que se reciben muchas transferencias pequeñas de dinero, o depósitos de cheques y órdenes de pago, e inmediatamente se transfieren casi todos los fondos a otra ciudad o país, cuando la actividad no es consistente con el historial o negocio del cliente.

2.- Operaciones con características marcadamente poco usuales:

a.- Cuentas para clientes cuyas direcciones están fuera del área de servicio del Banco.

b.- Préstamos que tienen como colaterales certificados de depósitos u otros instrumentos de inversión.

c.- Clientes que a menudo visitan el área de cajas de seguridad inmediatamente antes de hacer un depósito de dinero en efectivo cuyo monto está justo bajo el límite requerido para generar un informe.

d.- Cuentas o clientes que depositan frecuentemente grandes sumas de dinero en efectivo envueltas en bandas de papel de otros bancos.

e.- Cuentas o clientes que efectúan depósitos frecuentemente con billetes sucios o mohosos.

f.- Clientes que pagan repentinamente un empréstito problemático, sin que exista explicación sobre el origen del dinero.

g.- Clientes que compran cheques de gerencia, órdenes de pago, etc, con grandes sumas de dinero en efectivo.

h.- Cuentas comerciales, fiduciarias, etc., que muestran depósitos sustanciales de dinero en efectivo.

i.- Cuentas abiertas a nombre de casas de cambio en que se reciben frecuentemente transferencias telegráficas y/o depósitos por cuenta de una misma persona.

j.- Clientes que compran cheques de gerencia, órdenes de banco o cheques viajeros en grandes cantidades, justo bajo el monto requerido para generar un informe, sin razón aparente.

k.- Cuentas donde se deposita por correo, órdenes de pago con signos o símbolos extraños.

3.- Clientes que tratan de evitar cumplir con requisitos de dar información o llenar registros:

a.- Clientes que frecuentemente solicitan que se les aumente el límite para reportar transacciones.

b.- Clientes que se oponen a dar la información necesaria para los reportes o para proceder con la transacción, una vez que se le informa que el reporte correspondiente debe ser presentado.

c.- Individuos o grupo que obligan o tratan de obligar a un empleado del banco a que no conserve en archivo el reporte de alguna transacción.

d.- Cuentas que muestran varios depósitos bajo la cifra tope hechos en un cajero automático.

4.- Transferencias de fondos con las siguientes características:

a.- Depósito de fondos en varias cuentas, en general en cantidades debajo del límite a reportarse, que son luego consolidados en una cuenta clave y transferidos fuera del país.

b.- Instrucciones al banco para transferir fondos al extranjero y luego esperar que la misma cantidad le sea transferida de otras fuentes.

c.- Depósitos y retiros de grandes sumas de dinero por medio de transferencias, a través de países cuyo nivel de actividad económica, a criterio del banco intermediario, no justifiquen montos y frecuencias de tales transacciones.

d.- Transferencias de dinero o ganancias de depósitos a otro país, sin cambiar el tipo de moneda.

e.- Recibo de transferencias y compra inmediata de instrumentos monetarios para hacer pagos a terceras personas.

5.- Información insuficiente o sospechosa:

a.- Empresas que se abstienen de proporcionar información completa sobre el propósito del negocio, relaciones bancarias previas, ubicación, o nombres de directores y funcionarios.

b.- Negocios que rehusan proporcionar información, a clientes calificados para crédito u otros servicios bancarios.

c.- Clientes que no desean informar antecedentes personales cuando abren una cuenta o compran instrumentos monetarios por encima del límite especificado.

d.- Clientes que solicitan abrir una cuenta sin referencias, dirección local, ni identificación (pasaporte, registro de extranjero, licencia de conducir o tarjeta de seguro social) ni otros documentos apropiados, o quienes rehusan proporcionar cualquier otra información que el Banco requiere para abrir una cuenta.

e.- Clientes que presentan documentos de identificación extraños y sospechosos, que el banco no puede verificar con prontitud.

f.- Clientes cuyo teléfono de la casa está desconectado.

g.- Clientes que no incluyen documentos sobre empleos anteriores o presentes para una solicitud de préstamos.

h.- Clientes que no tienen historial de empleos en el pasado o en el presente, pero que hacen frecuentemente transacciones de dinero en cuantías grandes.

i.- Negocios que no desean revelar detalles sobre sus actividades ni proporcionar estados financieros de estas actividades.

j.- Negocios que presentan estados financieros notablemente diferentes de otros negocios de similar actividad.

6.- Cambios en los patrones de realizar algunas transacciones:

a.- Cambios importantes en los patrones de envío de dinero en efectivo entre Bancos corresponsales.

b.-Incrementos en la cantidad de dinero en efectivo manejado, sin que haya el incremento correspondiente en el número de transacciones que hayan sido reportados.

c.-Movimientos significativos de billetes de alta denominación, hecho que no guarda relación con el área de ubicación del Banco.

d.-Incrementos grandes en el uso de billetes de denominaciones pequeñas y la disminución correspondiente en el uso de billetes de alta denominación, sin que se hayan registrado reportes de transacciones.

e.-Incrementos rápidos en tamaño y frecuencia de los depósitos de dinero en efectivo, sin la correspondiente disminución en los depósitos que no son en efectivo.