CIRCULAR EXTERNA N° 07-99

04 de marzo de 1999

La Superintendencia General de Entidades Financieras considerando que:

  1. Esta Superintendencia ha emitido las cartas circulares Externas SUGEF 29-97, 8-98, 14-98, 33-98 y 5-99 mediante las cuales solicitó a las entidades fiscalizadas información acerca de los planes que están aplicando para enfrentar el problema del cambio de fecha en el año 2000.
  2. Es responsabilidad de esta Superintendencia preservar la estabilidad y continuidad operacional de las entidades bajo su supervisión.
  3. Los planes de adecuación al año 2000 propuestos por la mayoría de organismos internacionales y empresas consultoras del tema sugieren de manera general, que las entidades informen a sus clientes y proveedores acerca del avance de los proyectos de ajuste al año 2000.
  4. Los clientes de las instituciones financieras buscarán obtener la confirmación de que se están tomando acciones encaminadas a resolver el problema del cambio de fecha del nuevo siglo.

Dispone:

  1. Las instituciones financieras tienen la responsabilidad de proporcionar respuestas honestas y francas a las preguntas e inquietudes que sus clientes y asociados comerciales pudiesen tener en relación con el Año 2000
  2. Cada entidad, bajo su propia responsabilidad debe exhibir los datos correspondientes al avance del proyecto de ajuste al año 2000.
  3. La entidad debe informar a esta Superintendencia, a más tardar el 31 de marzo de 1999, los mecanismos elegidos para comunicar a sus clientes acerca del avance del proyecto de adecuación al año 2000, así como de las actualizaciones que se hagan.
  1. Las entidades supervisadas deberán proporcionar a sus clientes y proveedores como mínimo la información que se detalla en el esquema anexo.

Atentamente,

Bernardo J. Alfaro Araya
Superintendente General


Anexo

Esquema de información mínima para Clientes y proveedores

  1. Descripción del Problema: que consiste en la propia descripción que del Problema Año 2000 tenga la entidad.
  2. Organización del Proyecto: aquí la entidad describe la organización de su Proyecto, con: estructura administrativa, el Administrador del Proyecto, a quién reporta este Administrador, y si se han asignado los recursos presupuestarios, humanos y tecnológicos necesarios.
  3. Avance del Proyecto: aquí se muestran las fechas de inicio y fin de las etapas de pruebas y el resultado que se haya obtenido sea este concluido o pendiente, en una tabla como la siguiente:
  4. En cuanto a la etapa de Pruebas:

     

    Concepto Fecha Inicio Fecha Finalización Resultado
    Pruebas internas      
    Pruebas externas      

    En cuanto a la etapa de Contingencias:

    Concepto Fecha Inicio Fecha Finalización Resultado
    Detección de procesos Críticos      
    Implantación del Plan      
    Prueba y Aceptación del Plan      

    En "Resultado" se consigna si el concepto se concluyó en forma satisfactoria o está pendiente.

  5. En función de su tamaño y ámbito comercial cada entidad debe presentar respuestas a las preguntas más frecuentes, tales como las que se presentan seguidamente:
  1. Ofrecer folletos informativos o algunas otras publicaciones escritas adjunto a los estados de cuenta mensuales o trimestrales;
  2. Preparar líneas telefónicas de emergencia sin costo para el uso de los clientes que deseen alguna información o respuesta;
  3. Llevar a cabo seminarios para discutir el problema del Año 2000 y los esfuerzos que está efectuando la institución financiera para prepararse para el cambio de fecha del nuevo siglo. y
  4. Desarrollar sitios en el Internet o dedicar en exclusiva una parte de su sitio existente, para informar a los clientes acerca de los esfuerzos de preparación para el Año 2000.
  1. Las instituciones deberían evitar utilizar declaraciones o indicar que la preparación de la institución y su planificación para el Año 2000, ha sido aprobada o certificada por alguna de las entidades supervisoras.